Datenschutzinformation für Lieferanten, geschäftliche Ansprechpartner und sonstige Geschäftskontakte

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Diese Datenschutzinformation ist all denjenigen Personen innerhalb Ihrer Organisation zur Verfügung zu stellen, deren personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeitet werden.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

DIGImeto GmbH & Co. KG
Friedrich-List-Platz 2
01069 Dresden
E-Mail-Adresse: msb@digimeto.de

2. Welche Quellen und Datenkategorien nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten im Rahmen der Anbahnung, Begründung, Durchführung oder Beendigung von Verträgen, sowie für vorvertraglichen Maßnahmen. Soweit diese Daten Rückschlüsse auf eine natürliche Person zulassen (z. B. Informationen zu Einzelkaufleuten als Geschäftspartner), handelt es sich dabei um personenbezogene Daten.
Unabhängig von der Rechtsform von Geschäftspartnern verarbeiten wir zudem Daten zu Ansprechpartnern oder Mitarbeitern.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten die wir grundsätzlich von Ihnen oder Ihrem Unternehmen/Arbeitgeber erhalten haben. Relevante personenbezogene Daten sind regelmäßig:
Stammdaten: Name, Vorname, geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion).
Auftragsdaten: z. B. Bankdaten, abweichender Rechnungsempfänger bzw. Daten von zur Abrechnung Bevollmächtigten (z. B. Buchhalter) sowie Daten zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Verpflichtungen.

Zudem verarbeiten wir - soweit für die Wahrnehmung von gesetzlich oder behördlich auferlegten Pflichten erforderlich - personenbezogene Daten, die wir von Behörden (z. B. Bundesnetzagentur), von Übertragungsnetzbetreibern, Verteilnetzbetreibern, Energielieferunternehmen und Messstellenbetreibern (z. B. im Rahmen der Marktkommunikation), von Planungs- und Installationsunternehmen zulässigerweise (z. B. aufgrund rechtlicher Befugnis, zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben.

Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Firmenverzeichnisse, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen sowie aus anderen Quellen (z. B. Kommunen, sonstige von Ihnen Beauftragte, Behörden).

3. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Anbahnung, Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

4.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit, wie sie für die Anbahnung, die Durchführung oder Beendigung von Verträgen über die Beschaffung von Waren oder sonstigen Leistungen sowie von Verträgen über die Erbringung von Dienstleistungen oder vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist. Die im Einzelnen mit der Datenverarbeitung verfolgten Zwecke ergeben sich aus den jeweils vertraglich festgelegten Zwecken zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen mit Ihrem Unternehmen/Arbeitgeber.
Insbesondere werden die personenbezogenen Daten zu Zwecken der Kontaktaufnahme verwendet.
Wofür wir Ihre Daten im Einzelnen verarbeiten, können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

4.2 Aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten - sofern Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen - wie beispielsweise in folgenden Fällen:

• Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke des Lieferanten-/ Geschäftspartnermanagements, sofern dies nicht bereits im Rahmen des Abschlusses, der Erfüllung und Durchführung eines Vertrages erforderlich ist
• Weitergabe Ihrer Daten an Ansprechpartner der Unternehmensgruppe SachsenEnergie zum Zwecke der Erweiterung, Ausgestaltung und/oder Vertiefung der Geschäftsbeziehungen zwischen Ihrem Unternehmen/Arbeitgeber und unseren Unternehmen. Die Vorgaben zur informatorischen Entflechtung gemäß § 6a EnWG werden stets eingehalten
• Durchführung einer Bonitätsprüfung im Zusammenhang mit dem Abschluss von Verträgen
• Durchführung und Weiterentwicklung von Analysen zur Bewertung Ihrer Interessen und Kundenzufriedenheit sowie Gestaltung von dementsprechend individualisierten Angeboten für Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Sicherstellung der Sicherheit und des Betriebs unserer IT-Systeme sowie Weiterentwicklung dieser Maßnahmen
• Wahrnehmung unseres Hausrechts, Besuchermanagement und Zutrittskontrollen
• Messe- und Eventeinladungen sowie Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement, Foto- und Filmaufnahmen von Veranstaltungen
• Betrugsprävention
• Zur Markt- und Meinungsforschung, auch mittels anonymisierten Daten, sowie für Maßnahmen zur Verbesserung und Entwicklung von Services und Produkten.

4.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Werbung, Markt- oder Meinungsforschung) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben davon unberührt.

4.4 Zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zudem zum Zweck der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. Aufbewahrungspflichten nach HGB, AO und GoBD, Sozialgesetzbuch und anderer relevanter rechtlicher Vorgaben.

5. Werden Ihre personenbezogenen Daten für eine Profilbildung (Scoring) genutzt bzw. findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt?

Es findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung statt.

6. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Eine Übermittlung an Dritte findet nur statt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich und eine Rechtsgrundlage vorhanden ist oder Sie zuvor eingewilligt haben. Sofern Dienstleister für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten oder der dazugehörigen Dienstbereitstellung beauftragt werden, erfolgt die Weitergabe in der Regel auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DSGVO.
Folgende Empfängerkategorien können Daten erhalten:

• IT-Dienstleister
• Netzbetreiber, Messstellenbetreiber
• Energieserviceanbieter (ESA)
• Energieversorger
• Kommunen, Behörden
• Planungs-/Bauunternehmen, Architekten
• Ausgewählte Fachbetriebe, Installateure, Handwerker
• Logistik-, Post- und Druckdienstleister
• Inkassodienstleister, Rechtsanwälte, Consulting-Dienstleister
• Call-Center
• Marketingdienstleister, Werbeagenturen
• Markt- und Meinungsforschungsinstitutionen
• Kreditinstitute und Anbieter von Zahlungsdienstleistungen
• Akten- und Datenträgerentsorgungsdienstleister.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an andere Unternehmen der Unternehmensgruppe SachsenEnergie erfolgt nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und dies für einen der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Die Vorgaben zur informatorischen Entflechtung gemäß § 6a EnWG werden stets eingehalten.

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) oder an internationale Organisationen findet nicht statt.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die genannten Zwecke. Hat sich der Zweck erfüllt und es bestehen keine Aufbewahrungspflichten, so werden die Daten regelmäßig gelöscht.
Sollte kein Vertragsverhältnis zustande kommen, löschen wir Ihre Daten drei Monate nach Abschluss der vorvertraglichen Maßnahmen, es sei denn, Sie haben uns eine Einwilligung erteilt, die Daten länger zu speichern oder der Zweck der Zurverfügungstellung ist auf eine dauerhafte Speicherung für eine zukünftige Geschäftsbeziehung gerichtet (z. B. Lieferantenmanagementsystem).
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

9. Welche Rechte im Hinblick auf Ihre Daten haben Sie?

Sie haben unter den jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen uns gegenüber folgende Rechte:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG)
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
3. Recht auf Löschung bzw. „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG)
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Ferner haben Sie das Recht, sich jederzeit gemäß Art. 77 DSGVO an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen geltendes Recht verstößt.

10. An wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
datenschutz@digimeto.de